Ochrana osobných údajov (GDPR)

Identifikácia prevádzkovateľa

Obchodné meno: Lumia Consulting s.r.o.
Sídlo: Hrušovská 25/J, 821 07 Bratislava, Slovenská republika
IČO: 46 507 361
Zápis v ORSR: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 78627/B
E-mailový kontakt: info@lumiaconsulting.sk

Zber osobných údajov

Môžeme zhromažďovať osobné údaje o vás, napr. meno, kontaktné údaje, profesijné informácie, údaje zo životopisu a ďalšie údaje primerané účelu spracúvania.

Príklady zdrojov, z ktorých môžeme zhromažďovať osobné údaje:

• keď nám ich poskytnete priamo (napr. e-mailom, telefonicky, osobne);
• počas bežnej komunikácie a spolupráce s vami (napr. pri výberovom procese alebo poradenskom projekte);
• z verejne dostupných zdrojov, ak sa rozhodnete svoje údaje zverejniť (napr. verejný profil na LinkedIn alebo iné profesijné platformy);
• od tretích strán, ktoré nám údaje poskytnú (napr. odporúčania, referencie, zdroje z trhu), za predpokladu, že takéto poskytnutie prebieha v súlade s právnymi predpismi;
• s vaším predchádzajúcim výslovným súhlasom môžeme v primeranom rozsahu overovať relevantné informácie (napr. referencie, pracovnú históriu), ak je to prípustné podľa zákona.

Vytváranie osobných údajov (údaje o tretích osobách)

Môže sa stať, že nám poskytnete osobné údaje iných osôb (napr. ako zdroj odporučíte kandidáta). Predpokladáme, že tak robíte na základe právneho základu, ktorý vás na to oprávňuje, a v súlade s právnymi predpismi. Ak takýto právny základ nemáte, prosíme, neposkytujte nám údaje tretích strán.

Relevantné osobné údaje

Kategórie osobných údajov, ktoré môžeme spracúvať, zahŕňajú najmä:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, preferované oslovenie, prípadne fotografia (ak je poskytnutá).
• Kontaktné údaje: e-mail, telefón, adresa, odkazy na verejné profesijné profily (napr. LinkedIn).
• Profesijné a kariérne údaje: zamestnávateľ, pozícia, pracovná história, zručnosti, vzdelanie, certifikácie, jazykové znalosti, preferencie, očakávania (napr. odmeňovanie) – ak ich poskytnete alebo sú primerane získané z relevantných zdrojov.
• Údaje o referenciách: údaje o osobách, ktoré môžu poskytnúť referenciu, a obsah referencie, ak je získaná zákonným spôsobom.
• Hodnotenia a poznámky: interné poznámky a hodnotenia súvisiace s posúdením vhodnosti pre rolu alebo s poradenským projektom (primerane a nevyhnutne).

Právny základ spracúvania

Pri spracúvaní vašich osobných údajov sa môžeme opierať o jeden alebo viacero nasledujúcich právnych základov:

• súhlas (napr. ak by sme vás so súhlasom zaradili do databázy kandidátov na účely budúcich príležitostí);
• plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy (napr. poskytovanie služby klientovi alebo komunikácia v súvislosti s výberovým procesom);
• splnenie zákonnej povinnosti (napr. účtovníctvo, evidencia zmlúv, povinnosti podľa osobitných predpisov);
• oprávnený záujem (napr. poskytovanie služieb klientom, riadenie a rozvoj podnikania, zabezpečenie kvality a ochrana právnych nárokov), pokiaľ nad našimi záujmami neprevažujú vaše práva a slobody.

Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov

V zásade sa snažíme osobitné kategórie osobných údajov (tzv. citlivé údaje) nevyžadovať ani spracúvať. Ak by k takému spracúvaniu výnimočne došlo, stane sa tak len v súlade s právnymi predpismi a na základe vhodného právneho základu.

Účely spracúvania

Vaše osobné údaje môžeme spracúvať najmä na tieto účely:

• Executive Search / Recruitment v mene klienta: identifikácia a oslovenie kandidátov, vedenie výberových procesov, posúdenie vhodnosti, komunikácia s kandidátmi, prezentácia kandidátov klientovi (primerane), koordinácia interview, vedenie záznamov a overovanie poskytnutých informácií.
• Leadership consulting / poradenské projekty: realizácia poradenských aktivít pre klientov (napr. leadership consulting, organizačný rozvoj, advisory) a súvisiaca komunikácia.
• Poskytovanie služieb vám: komunikácia a dohodnutie stretnutí a ďalšia súvisiaca agenda.
• Administratíva a právne nároky: evidencia zmlúv, fakturácia, účtovníctvo, interná administratíva, uplatňovanie alebo obhajoba právnych nárokov.

V prípade, ak by sme využili dodávateľov, ktorých služby môžu viesť k prenosu osobných údajov mimo EÚ/EHP (napr. pri niektorých typoch hostingu alebo e-mailových služieb), urobíme tak len v súlade s právnymi predpismi a s primeranými zárukami (napr. štandardné zmluvné doložky). Informácie o zárukách vám poskytneme na požiadanie.

Dbáme na to, aby osobné údaje boli presné a v prípade potreby aktualizované. V odôvodnených prípadoch vás môžeme požiadať o ich aktualizáciu alebo potvrdenie správnosti.

Vaše osobné údaje uchovávame iba po dobu nevyhnutnú na účely, na ktoré sa spracúvajú, pokiaľ právne predpisy nevyžadujú alebo neumožňujú dlhšie uchovávanie.

Kritériá uchovávania zahŕňajú najmä:

• trvanie výberového procesu alebo spolupráce;
• dobu, počas ktorej máme oprávnenie vás kontaktovať;
• zákonné lehoty (najmä pre účtovníctvo a zmluvnú dokumentáciu);
• premlčacie lehoty na uplatnenie právnych nárokov.

Ak chcete, aby sme vaše údaje vymazali alebo obmedzili ich spracúvanie, môžete nás kontaktovať podľa časti (K).

Ak ste kandidát alebo účastník poradenského projektu, spoliehame sa, že nám poskytnete pravdivé a aktuálne údaje v rozsahu potrebnom pre riadne poskytnutie našich služieb.

Ak ste zdroj (napr. odporúčate kandidáta), spoliehame sa, že máte právny základ na poskytnutie údajov a že postupujete v súlade s právnymi predpismi.

• „Kandidát“ – osoba, ktorá je kandidátom alebo potenciálnym kandidátom na pozíciu u klienta.
• „Klient“ – klient Lumia Consulting s.r.o.
• „Prevádzkovateľ“ – subjekt, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.
• „Osobné údaje“ – informácie, na základe ktorých je fyzická osoba identifikovaná alebo identifikovateľná.
• „Spracúvanie“ – akákoľvek operácia s osobnými údajmi (získavanie, uchovávanie, používanie, sprístupnenie, vymazanie a pod.).
• „Sprostredkovateľ“ – osoba alebo subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.